Privacyverklaring VultaStudio

Wie is verantwoordelijk?

VultaStudio, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75267519 en met btw-identificatienummer NL001939703B30, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Vestigingsadres: Maasstraat 16, 6541 ZD Nijmegen, Nederland.

Website: https://www.vultastudio.com. Voor privacyvragen of een verzoek kun je mailen naar hello@vultastudio.com.

Welke gegevens verwerken we?

Wanneer de website-intake beschikbaar is en je die gebruikt, kunnen we verwerken:

• bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres en optioneel telefoonnummer;
• branche, regio, een eventuele huidige website en je doelen;
• het gewenste type website, beschikbare inhoud, functies, pagina's en talen;
• diensten, zoekwoorden, lokale focus en andere informatie over vindbaarheid;
• hostingwensen, planning, een eventuele deadline en aanvullende opmerkingen;
• je bevestiging dat je de privacyinformatie hebt gelezen, de geldende privacyversie en het indienmoment;
• beperkte technische informatie die nodig is om dubbele inzendingen, misbruik en fouten te voorkomen.

Alleen wanneer je het algemene contactformulier gebruikt, verwerken we je naam, e-mailadres, optionele bedrijfsnaam en bericht.

Wanneer je klant wordt, kunnen we daarnaast contact- en factuurgegevens, bedrijfs- en registratienummers, projectgegevens, offertes, facturen, creditnota's, betaalregistraties en zakelijke correspondentie verwerken. Daarbij kunnen onder meer een factuuradres, een door jou verstrekt KVK- of btw-nummer, betaalreferenties en een optionele betaallink worden vastgelegd. VultaStudio vraagt via deze website niet om betaalkaartgegevens.

Als je een offerte online bekijkt of accepteert, verwerken wij de gegevens in die offerte. Bij online akkoord leggen wij het tijdstip en de bron van het akkoord vast. Wij bewaren een vaste momentopname van de geaccepteerde offerte en de commerciële afspraken, samen met de toepasselijke versie, verwijzing en inhoudshash van de Algemene Voorwaarden. Voor toegang via een persoonlijke offertelink gebruiken wij een willekeurig toegangstoken. In onze eigen offerteopslag bewaren wij daarvan alleen een cryptografische hash, niet het token zelf. Deze gegevens gebruiken wij om de toegang tot de offerte te beveiligen en de inhoud en totstandkoming van het akkoord te kunnen aantonen.

Vul alleen gegevens in die nodig zijn voor je aanvraag. Deel geen wachtwoorden, betaalgegevens, medische informatie of andere gevoelige persoonsgegevens in vrije tekst.

Interne gegevens blijven privé

Voor de beoordeling kan VultaStudio intern de status en het soort aanvraag, de verwachte complexiteit, aanvullende opties, een prijsinschatting, informatie voor de projectvoorbereiding, gegevens over goedkeuring of afwijzing en tijdstippen van interne handelingen vastleggen. Deze informatie ondersteunt de menselijke beoordeling en wordt niet openbaar gemaakt of aan de aanvrager teruggestuurd. De oorspronkelijke aanvraag blijft gescheiden van informatie die later expliciet voor de uitvoering van een project wordt goedgekeurd.

De interne bedrijfsadministratie kan ook projectnotities, een beperkte activiteitshistorie, facturatiesnapshots en instellingen of conceptsjablonen voor zakelijke communicatie bevatten. Deze gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor de geautoriseerde operator en worden niet als openbare website-inhoud gebruikt.

Waarom en op welke grondslag?

• Om algemene zakelijke vragen te beantwoorden en zakelijke communicatie te beheren. Daarbij beroepen we ons alleen op een gerechtvaardigd belang wanneer jouw belangen en rechten niet zwaarder wegen.
• Om op jouw verzoek een aanvraag te beoordelen, contact met je op te nemen, een voorstel voor te bereiden en stappen te zetten vóór een mogelijke overeenkomst.
• Om een overeenkomst uit te voeren wanneer je klant wordt.
• Om de website en het aanvraagproces veilig en betrouwbaar te beheren, misbruik te beperken en de bedrijfsvoering te beschermen. Daarbij beroepen we ons alleen op een gerechtvaardigd belang wanneer jouw belangen en rechten niet zwaarder wegen.
• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor afzonderlijke fiscale administratie.
• Om een privacyvraag of privacyverzoek zorgvuldig te behandelen.
• Op basis van toestemming wanneer we die voor een specifiek doel vragen. Je kunt die toestemming voor de toekomst intrekken.

Welke grondslag geldt, hangt af van het doel en je relatie met VultaStudio. Toestemming wordt niet gebruikt wanneer een andere grondslag passend en noodzakelijk is.

De bevestiging dat je de privacyinformatie hebt gelezen, is geen algemene toestemming voor alle verwerkingen. VultaStudio gebruikt toestemming alleen voor een specifieke verwerking wanneer die toestemming daadwerkelijk vereist is en afzonderlijk wordt gevraagd.

Contactformulier

Wanneer je het algemene contactformulier gebruikt, worden je gegevens server-side verwerkt en kunnen ze worden opgeslagen in de beveiligde applicatieopslag van VultaStudio. Alleen de geautoriseerde VultaStudio-operator heeft toegang tot deze contactberichten. We gebruiken de gegevens uitsluitend om je vraag of zakelijk verzoek te behandelen en op te volgen, en om op jouw concrete verzoek eventueel stappen te zetten vóór een mogelijke overeenkomst.

Hoe lang bewaren we gegevens?

De onderstaande termijnen gelden voor de bedrijfs- en applicatierecords waarover VultaStudio zelf controle heeft.

Een afgewezen aanvraag of een aanvraag waarmee VultaStudio niet verdergaat, bewaren we maximaal 6 maanden. Een aantoonbaar afgebroken aanvraag of een aanvraag die aantoonbaar niet wordt voortgezet, bewaren we maximaal 6 maanden. Een goedgekeurde aanvraag vóór de projectstart bewaren we maximaal 18 maanden. Relevante gegevens van een afgerond project bewaren we maximaal 24 maanden na afronding. Privé aangeleverd bronmateriaal dat niet meer nodig is, verwijderen we binnen 90 dagen na definitieve projectafronding.

Algemene contactberichten worden periodiek beoordeeld en verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn. Als richtlijn geldt maximaal 6 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Gaat het contact over in een offerte, opdracht, project, geschil of andere situatie, dan geldt daarna de passende project-, contractuele of wettelijke bewaartermijn.

VultaStudio beoordeelt periodiek of gegevens nog nodig zijn. Een aanvraag die nog niet is beoordeeld, wordt niet automatisch als afgebroken beschouwd. Een aanvraag wordt alleen als afgebroken, afgerond of verwijderbaar aangemerkt wanneer het relevante moment in het proces betrouwbaar is vastgelegd. Klant- en projectgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de dienstverlening, bedrijfsadministratie, mogelijke aanspraken of wettelijke verplichtingen. Financiële administratie die op grond van fiscale wet- of regelgeving moet worden bewaard, kan gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn worden bewaard. Voor relevante fiscale administratie hanteert VultaStudio waar van toepassing een bewaartermijn van 7 jaar. Deze termijn geldt niet automatisch voor oorspronkelijke aanvraaggegevens, vrije tekst bij een project of andere gegevens die niet meer nodig zijn.

Gegevens uit gecontroleerde QA- of testprocedures zijn tijdelijk en worden na de test via de daarvoor bedoelde opruimprocedure verwijderd. Kortlevende limitergegevens voor beveiliging worden operationeel opgeschoond en niet gebruikt als klant- of marketingprofiel.

Externe dienstverleners kunnen technische registraties en reservekopieën volgens hun eigen operationele bewaartermijnen bewaren, voor zover dat nodig is voor beveiliging, continuïteit, wettelijke verplichtingen of de technische werking van de dienst. VultaStudio belooft daarvoor geen kortere of exact gelijke verwijdertermijn dan hierboven voor de eigen records staat.

Met wie delen we gegevens?

VultaStudio verkoopt geen persoonsgegevens. Voor hosting, opslag, beveiliging en de technische werking van de website maakt VultaStudio gebruik van zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners en infrastructuurleveranciers. Deze partijen kunnen persoonsgegevens namens VultaStudio verwerken voor zover dat nodig is om de website en diensten veilig, betrouwbaar en technisch beschikbaar te maken. Zij verwerken die gegevens onder toepasselijke contractuele en privacywaarborgen en bepalen niet zelfstandig voor welke VultaStudio-doelen klantgegevens worden gebruikt.

Het gaat waar van toepassing om hosting- en infrastructuurleveranciers, aanbieders van opslag- en databasediensten, beveiligings- en misbruikpreventiediensten en technische ondersteuningsdiensten. Deze dienstverleners kunnen goedgekeurde subverwerkers inschakelen onder toepasselijke contractuele waarborgen.

Alleen wanneer dat nodig is voor het beschreven doel, een wettelijke verplichting of een uitdrukkelijk door jou gevraagde dienstverlening, delen we gegevens met een andere partij.

Zakelijke communicatie

VultaStudio kan interne sjablonen, tekstblokken, afzender- en afsluitingsinstellingen gebruiken om zakelijke berichten voor te bereiden. Daarbij kunnen tijdelijke placeholders worden ingevuld met beschikbare klant-, project-, offerte- of factuurgegevens. Dit systeem verstuurt niet automatisch e-mail- of WhatsApp-berichten, bewaart geen verzendhistorie en gebruikt geen open- of kliktracking.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van de gebruikte technische infrastructuur, buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Waar dat wettelijk vereist is, worden passende waarborgen gebruikt, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses, een toepasselijk adequaatheidsbesluit of een andere rechtsgeldige waarborg.

VultaStudio garandeert niet dat persoonsgegevens uitsluitend in Nederland of uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Er wordt geen specifiek verwerkingsland beloofd.

Beveiliging en systeemregistraties

VultaStudio gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder controle van ingestuurde gegevens, beperkte toegang tot interne informatie en maatregelen tegen misbruik. Registraties over beveiliging en fouten worden zo veel mogelijk beperkt en horen geen volledige persoonsgegevens te bevatten. Verbindingsgegevens kunnen tijdelijk worden verwerkt om misbruik te herkennen en de dienst te beveiligen. Bij het contactformulier kan daarvoor tijdelijk een niet direct herleidbare, cryptografisch afgeleide beveiligingssleutel worden gebruikt om het aantal inzendingen te begrenzen. VultaStudio slaat ruwe IP-adressen niet op in de bijbehorende contact- of intakerecords. Deze beperkte technische informatie wordt uitsluitend voor beveiligingsdoeleinden gebruikt en zo kort mogelijk bewaard. Externe infrastructuur kan technische gebruiks-, apparaat-, netwerk- en loggegevens verwerken voor zover dat nodig is voor beveiliging en de werking van de dienst. Geen enkele methode biedt een absolute beveiligingsgarantie.

Geautomatiseerde ondersteuning

VultaStudio gebruikt geautomatiseerde ondersteuning om aanvragen te structureren, intern in te delen en een concept voor de projectvoorbereiding te maken. Beslissingen over een aanvraag, prijs, goedkeuring, afwijzing of uitvoering van een project worden door een persoon beoordeeld. Er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen plaats.

Cookies en tracking

VultaStudio heeft op de publieke website geen eigen advertentie- of marketingtracking en geen afzonderlijke externe marketinganalytics geïnstalleerd. Het hostingplatform kan voor de technische werking en het beheer van de dienst automatisch beperkte bezoekstatistieken, zoals unieke bezoekers en pageviews, verwerken.

Voor de taalkeuze kan de website een functionele voorkeur opslaan in de lokale opslag van je browser. Deze voorkeur bevat geen formulierinhoud en wordt niet gebruikt voor advertenties of marketingtracking. De afgeschermde interne omgeving kan functionele cookies of lokale voorkeuren gebruiken die noodzakelijk zijn voor inloggen, een beveiligde sessie, weergave en beveiliging. Als de publieke situatie verandert, beoordeelt VultaStudio eerst de informatie- en toestemmingsvereisten en werkt deze verklaring bij.

Jouw privacyrechten

Afhankelijk van je situatie kun je verzoeken om:

• inzage in en een kopie van je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering of beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van gegevens wanneer dat recht van toepassing is;
• intrekking van toestemming voor toekomstige verwerking.

Algemene contactberichten worden uitsluitend via gecontroleerde interne toegang beheerd. Op een geldig privacyverzoek beoordelen we of een contactbericht kan of moet worden verwijderd.

Stuur je verzoek naar hello@vultastudio.com. Een verzoek tot verwijdering leidt niet altijd direct tot verwijdering wanneer een wettelijke bewaarplicht, een contractuele of juridische aanspraak, een boekhoudkundige verplichting of een andere geldige reden van toepassing is. We kunnen proportionele aanvullende informatie vragen om je identiteit en de juiste aanvraag veilig te verifiëren. We vragen niet standaard om een kopie van een identiteitsdocument.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Externe links en demo's

Deze website kan verwijzen naar externe websites of demonstraties. Voor hun verwerking geldt het privacybeleid van de betreffende beheerder. VultaStudio-demo's gebruiken geen echte persoonsgegevens, tenzij een afzonderlijke functie voor echte gegevensverwerking expliciet en veilig is geactiveerd.

Wijzigingen en contact

VultaStudio kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, wetgeving of gegevensverwerking verandert. De actuele versie en datum staan bovenaan. Een wijziging maakt eerdere verwerking niet met terugwerkende kracht rechtmatig.

Heb je een vraag, klacht of privacyverzoek? Mail dan naar hello@vultastudio.com.